10 gouden tips voor een succesvol B2B event

Zeg eens eerlijk hoe vaak kom je op een congres waar je binnen 2 uur al denkt, wat doe ik hier eigenlijk? En hoe vaak word je niet uitgenodigd voor een event, terwijl je helemaal niet tot de doelgroep behoort? Ik zie regelmatig business-to-business events langskomen die de plank mis slaan. Het onderwerp is niet relevant voor de doelgroep, ze zijn te commercieel of slecht getimed. En geloof me, ik heb zelf in de afgelopen 20 jaar ook genoeg fouten gemaakt bij de organisatie van events. Het leek me daarom zinvol om de belangrijkste tips voor een succesvol event te verzamelen en te delen, zodat je voor jouw eigen business event niet dezelfde fouten hoeft te maken. Hieronder mijn persoonlijke leidraad voor een succesvol event in de vorm van 10 tips:

1. Formuleer samen een realistische doelstelling voor het event

Wat wil je met jouw event bereiken, waarom organiseer je het? Gaat het om leadgeneratie, om thought leadership, naamsbekendheid of klantenbinding? De doelstelling bepaalt wat voor soort event hier het beste op aansluit. Mijn advies is om met de betrokken marcom en sales professionals samen te zitten om een realistische doelstelling te formuleren. Hiermee creëer je gelijk een interne buy-in. Zorg dat je die doelstelling(en) ook SMART maakt, zodat je tijdens het proces kunt monitoren of je de doelstelling aan het halen bent of dat er bijgestuurd moet worden. Ook voor de evaluatie na afloop (met input van de deelnemers) is het van belang, omdat het je de mogelijkheid geeft om aan te tonen of het event zinvol is geweest of niet.

2. Zorg voor een heldere afbakening van de doelgroep

Welke doelgroep wil je met het event bereiken? En wat zijn hun belangrijkste interesses, pijnpunten en uitdagingen? En heb je de juiste contactgegevens? Een goede afbakening van je doelgroep bepaalt voor 75% het succes van een marketingcampagne (en dus ook voor een event). Ik heb in mei van dit jaar een blog geschreven over het belang van het scherp afbakenen van de doelgroep met behulp van de ideal customer profile. Dit blog vind je hier.

3. Maak een duidelijke planning en start tijdig

Hoe vaak ik niet de vraag heb gekregen om voor een klant een event te organiseren, dat binnen een anderhalve maand zou moeten plaatsvinden. Mijn advies: niet doen. Een serieus event heeft afhankelijk van de doelgroep, de timing en het aantal deelnemers en sprekers een leadtime nodig van ten minste 10 weken, waarvan 8 voor de werving. Zorg dat je vooraf een goede planning opstelt, waarin per week aangegeven wordt, wat er moet gebeuren en door wie.

4. Creëer een goed programma afgestemd op de doelgroep

Een goed programma bevat “need to know informatie” afgestemd op de doelgroep (zie tip 2). Oftewel het speelt in op de uitdagingen en pijnpunten van de doelgroep. Als je die nog niet helder hebt, kun je deze achterhalen in een gesprek met bestaande klanten, die uit de beoogde doelgroep komen. In het geval van een thought leadership of brand awareness event is de combinatie met een onderzoek aan te raden. Een voorbeeld daarvan is de jaarlijkse benchmark study die Dimension Data uitvoert rondom Customer Experience en waaraan een event gekoppeld is.
Het is belangrijk om de lezingen vooraf onderling af te stemmen. Bij grotere events is het raadzaam om een programmacommissie aan te stellen, die de lezingen vooraf beoordeelt en sprekers adviseert. Zorg dat de lezingen vooral gaan over de “why” en “how” en zo min mogelijk over de “what”, om in de termen van Simon Sinek te spreken. Neem sprekers op uit een hele andere tak van sport om de context neer te zetten of om nieuwe ideeën te laten ontstaan. Het is daarnaast slim om peers uit te nodigen om kennis te delen over oplossingen, die zij succesvol hebben ingezet.

5. Stimuleer interactie en beleving tijdens het event

Zorg dat er tijdens het event voldoende tijd is voor interactie. Betrek de deelnemers bij dat wat er op het podium gebeurt. Dat kan door actief vragen te stellen, door een goede ervaren moderator of dagvoorzitter, maar ook door bijvoorbeeld de inzet van mindmappers of een live animatie. Met beide heb ik zeer goede ervaringen. Ze helpen namelijk ook om structuur aan te brengen en zorgen voor meer beleving. Daarnaast heb je gelijk een mooie samenvatting (zie tip 8). Stimuleer ook de interactie tussen de bezoekers onderling, bijvoorbeeld tijdens de lunchpauze. Uit onderzoek blijkt dat bezoekers aan B2B events niet alleen voor de inhoud en de sprekers naar een event komen, maar ook om met peers van gedachte te wisselen.

6. Bepaal de juiste locatie en timing

Afhankelijk van jouw doelgroep, het onderwerp en doelstelling bepaal je de locatie. Het maakt uit of je financieel directeuren om tafel wilt hebben of communicatiemanagers. Past bij het event een informele setting of juist niet? Denk los van de uitstraling en de prijs van de locatie, ook aan de bereikbaarheid, de praktische indeling van de ruimtes, de technische ondersteuning en de kwaliteit van de catering. Het is verder essentieel dat je een contactpersoon hebt, die jullie tijdens het event proactief, snel en vakkundig ontzorgt. Bezoek daarom altijd de locatie en maak kennis met jouw contactpersoon, voordat je de locatie reserveert. Leg de afspraken met de locatie vast op papier.
Ook de timing hangt af van je doelgroep. Zo is een dinersessie geschikt voor directieleden, maar zou ik niet snel aanraden voor managers of specialisten. Bij de bepaling van de datum dient, los van vakantie -en feestdagen, rekening gehouden te worden met andere belangrijke events voor de doelgroep. Een event aan het eind van het kwartaal voor sales managers, is dus niet slim.

7. Zorg voor een goede promotie van je event

De tijd dat je je event vol kreeg met een paar mailings ligt al lang achter ons. Uiteraard maakt het uit of je een event organiseert voor trouwe klanten of met als doel om leads te genereren. Over het algemeen is een multi-channel benadering het meest succesvol. Combineer mailings, aandacht via social media en telefonische uitnodigingen en ben daarin creatief en triggerend. Overweeg relevante mediapartners. Maak een communicatieplanning met een logische flow van de communicatie-uitingen die elkaar versterken. Zorg dat je opvalt en ga gefocust te werk. Probeer dus zoveel mogelijk alleen jouw doelgroep te bereiken. In alle communicatie-uitingen moet altijd snel duidelijk worden voor wie het event bedoeld is en waarom ze zouden moeten deelnemen. Houd de bestaande deelnemers op de hoogte van jouw event en herinner ze aan hun inschrijving.

8. (Her)gebruik de eventcontent

Tijdens het event wordt er enorm veel informatie gedeeld, tijdens de lezingen maar ook tijdens de discussies tussen de deelnemers onderling. Een belangrijke tip is om relevante informatie vast te leggen in een (video)verslag, blog of zoals eerder geopperd in een mindmap of (live)animatie. Je kunt deze content of delen daarvan dan later hergebruiken in een socialpost, een report, een blog, artikel of infographic. Hiermee genereer je dan weer nieuwe leads of een grotere naamsbekendheid. Ook hier geldt dat veel organisaties dit nog steeds vergeten te doen.

9. Organiseer een tijdige en volledige opvolging

Eigenlijk is er maar weinig veranderd in de 20 jaar dat ik betrokken ben bij events. Nog steeds worden events in de meeste gevallen niet goed opgevolgd. Als je als doelstelling hebt om leads te genereren is dit echt een doodzonde. Het kost je op zijn minst omzet en dus ROI. Ook bij een event voor bestaande relaties is dit echt een gemiste kans. Een goede opvolging luistert nauw en is uiteraard afhankelijk van de doelstelling van je event. Bij een leadgeneratie event is het essentieel om binnen 2 weken na het event contact op te nemen met de deelnemers. De ervaring leert dat niet elke deelnemer snel bereikt kan worden. De opvolging vergt dus focus en geduld. Wat in 95% van alle events vergeten wordt, is de opvolging van diegenen, die het event niet konden bezoeken. Echt, hierbij maak je de meeste kans op een positieve reactie.

10. Overweeg de inzet van derden

Is jouw organisatie in staat om van A tot Z een goed event te organiseren, dan heb je uiteraard geen ondersteuning nodig bij de organisatie van jouw event. Mis je die expertise en ervaring of kun je niet voldoende resources vrijmaken, dan kun je voor elke stap in het proces experts inhuren of het gehele proces uitbesteden. Het (deels) uitbesteden van jouw event kan je veel zorgen en tijd besparen. Als je dit slim aanpakt, hoeft het overigens niet eens heel veel duurder uit te pakken.

Wat zijn jouw tips?

Ik realiseer me dat er nog veel meer tips te geven zijn over het organiseren van succesvolle events, maar dit zijn voor mij de belangrijkste. Welke belangrijke tip mis je en zou jij willen delen met anderen? Welke vraag heb jij over het organiseren of uitbesteden van jouw event(s)? Reageer op deze blog of neem contact met me op.

 

Freshnewblue ondersteunt Koningsdag Hillegersberg

Donderdag 27 april 2017 zal de Breedveldsingel, ter hoogte van de Mesdaglaan, weer zijn omgetoverd tot het oranje festivalterrein van Hillegersberg. Al sinds 1958 bruist de Breedveldsingel van Rotterdam van gezelligheid op Koningsdag. Ook dit jaar zijn er weer volop activiteiten voor jong en oud, met ondermeer een verklede kinderoptocht, vrijmarkt, oud-Hollandsche spelen, clown, kinderdisco, Kidz DJ, Hillegersberg-Got-Talent-show, de gezellige bar, BBQ en de kano-race. Freshnewblue is sponsor van dit familiefeest, waar jaarlijks zo’n 2.000 bezoekers op af komen.  Volgend jaar bestaat het Oranjecomite overigens  60 jaar en dat zal dan ook groots gevierd worden.

Kijk op www.koningsdaghillegersberg.nl of op www.facebook.com/koningsdaghillegersberg voor meer informatie.